Lúng túng với câu hỏi KPI là gì?, và áp dụng “bảng mẫu” một cách mù quáng, để rồi tự hỏi tại sao KPI không ảnh hưởng đến bất kỳ thay đổi tích cực nào của công ty?
Giá trị thật sự của việc xây dựng KPI là gì?
Thông thường, các tổ chức áp dụng KPI “theo mẫu” một cách mù quáng. Sau đó tự hỏi KPI là gì?, tại sao lại không phản ánh hoạt động kinh doanh của chính họ và không ảnh hưởng đến bất kỳ thay đổi tích cực nào. Họ đã bỏ qua điều gì chăng? Khái niệm, ích lợi, hay cách tính KPI hay thiết kế một bộ KPI riêng phù hợp với chính họ?
Xem thêm bài viết: Kỹ năng làm việc nhóm
Trả lời cho câu hỏi: KPI là gì?
Khái niệm: KPI là gì?
Định nghĩa của Từ điển Oxford về KPI (Key Performance Indicator): “Một thước đo có thể định lượng được sử dụng để đánh giá sự thành công của một tổ chức, nhân viên… trong việc đáp ứng các mục tiêu về hiệu suất.”
Chỉ số này được đặt ra theo nhiều phương pháp, được dùng làm công cụ đánh giá thực tế dựa trên số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu có định lượng. Luôn có cách tính KPI riêng cho từng đối tượng, và đều phản ánh một cách khách quan hiệu quả hoạt động của cá nhân (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs), bộ phận chức năng (Sales, Marketing, CS) và tổ chức.
Mỗi bộ phận sẽ có một mục tiêu công việc khác nhau, theo đó, các cá nhân trong những bộ phận này cũng nhận được các đầu việc riêng của mình. Nhà quản lý sẽ dựa trên công việc chính của từng vị trí để thiết kế chỉ số cho việc đánh giá. Thông qua kết quả hoàn thành KPI, người quản lý sẽ đo lường được và có những chế độ thưởng, phạt riêng để khuyến khích hoặc cảnh báo. KPI không những chỉ ra đối tượng được áp KPI có đạt được mục tiêu hay không, mà còn xem xét được hiệu suất quá trình kinh doanh của tổ chức một cách khách quan.
Phân loại: KPI là gì?
Trên thực tế, KPI không chỉ có nhiều mà còn đa dạng trong cách phân loại. Một số nơi phân loại KPI theo bộ phận (KPI nhân sự, KPI tài chính, KPI bán hàng, KPI tiếp thị, KPI quản lý dự án), nhiều nơi khác lại chia KPI theo cấp quản lý (KPI chiến lược, KPI chiến thuật), cũng có nơi xem KPI là hệ thống giá trị bao gồm giá trị định tính hoặc định lượng…
Một vài ví dụ về KPI
- Doanh thu định kỳ hàng tháng
- Tăng trưởng doanh số bán hàng
- Doanh thu định kỳ hàng tháng
- Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng
- Số lượt truy cập website
- …
Lợi ích của chỉ số KPI
Bằng những giá trị khách hàng và định tính của mình, KPI được tin tưởng để hỗ trợ cho công tác quản lý của người lãnh đạo.
- Triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý cụ thể;
- Đánh giá khách quan về năng lực của nhân viên;
- Có giá trị trong việc phân bổ nguồn lực, nhờ vào việc phân tích có định lượng từng nhân viên;
- Nhận biết ngay khi nhân viên có dấu hiệu chậm nhịp để kịp thời đưa ra các giải pháp hỗ trợ hoặc xem xét để duy trì hiệu suất công việc.
Bên cạnh đó, KPI cũng là bộ cẩm nang đầy giá trị để hoàn thiện bản thân dành cho mỗi nhân viên. Một bộ KPI giá trị sẽ mô tả chi tiết những yêu cầu của một công việc, từ đó nhân viên có thể hiểu được KPI là gì để:
- Định hướng cụ thể ở những công việc nhận từ cấp trên, từ đó đáp ứng tốt yêu cầu công việc;
- Hiểu nhanh chóng hơn mục tiêu công việc, từ đó tự lên kế hoạch dài hạn để thúc đẩy mình phát triển hướng tới mục tiêu chung;
- Tập trung vào công việc, có động lực để hoàn thành nhanh chóng;
- Có cơ sở quan sát và theo dõi kết quả từ những việc đã làm dựa trên tiêu chuẩn chung, từ đó tự tin hơn và nhận được những phần thưởng cho việc bám đạt.
Tham khảo thêm bài viết: KPI là gì của Wikipedia
Tiêu chuẩn một bộ KPI tốt
- Phù hợp với các mục tiêu chiến lược;
- Có trọng tâm. Nhà lãnh đạo thường dùng tỉ lệ có trọng số để điều chỉnh hành vi của người thực hiện. Từ đó, KPI và kế hoạch cá nhân sẽ tập trung vào đúng mục tiêu được đề ra thay vì thực hiện dàn trải, hoặc tệ hơn là dồn nguồn lực vào sai việc.
- Đây cũng là điểm mấu chốt để cân nhắc cách tính KPI cho từng cá nhân sao cho hiệu quả.
- Phù hợp với từng bộ phận và cá nhân. Không thể cùng một mục tiêu chiến lược mà nhà lãnh đạo có thể áp một bộ KPI xuống tất cả các bộ phận.
- Đáp ứng tiêu chí SMART. SMART đại diện cho 05 tiêu chí mà mỗi mục tiêu phải đáp ứng được: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Thực tế (Realistic) và Có mốc thời gian cụ thể (Time-bound).
Cụ thể, chúng ta thực hiện 05 bước sau đây dựa theo các tiêu chí trên:
- Xác định kết quả đầu ra của mỗi bộ phận;
- Thiết lập quy trình để bộ phận hoàn thành mục tiêu công việc;
- Phân tích trọng số, xem xét tiêu chí đo và đánh giá cho từng bộ phận;
- Tổng hợp các tiêu chí và quy trình, mục tiêu tiêu chí;
- Xây dựng bảng tổng hợp KPI
Quay lại bổ sung một chút, mục tiêu SMART có cơ chế như thế nào?
- Specific: Cụ thể (đơn giản, hợp lý, đáng kể)
Mục tiêu của bạn phải rõ ràng và cụ thể, nếu không, bạn sẽ không thể tập trung nỗ lực hoặc cảm thấy thực sự có động lực để đạt được nó. Khi lên kế hoạch cho mục tiêu của bạn, hãy cố gắng trả lời năm câu hỏi:
- Tôi muốn đạt được điều gì?
- Tại sao mục tiêu này lại quan trọng?
- Những ai liên quan?
- Nó được thực hiện ở đâu?
- Có những nguồn lực hoặc giới hạn nào?
- Measurable: Có thể đo lường được (có ý nghĩa, thúc đẩy).
Điều quan trọng là phải có những mục tiêu có thể đo lường được để bạn có thể theo dõi tiến trình của mình và duy trì động lực. Đánh giá tiến độ giúp bạn tập trung, bám đạt tiến độ và cảm thấy hứng thú khi tiến gần hơn đến việc đạt được mục tiêu.
KPI là gì? Một mục tiêu có thể đo lường phải giải quyết các câu hỏi như:
- Bao nhiêu?
- Làm thế nào tôi biết khi nào nó được hoàn thành?
- Achievable: Có tính khả thi (phù hợp, có thể đạt được).
Mục tiêu của bạn cũng cần phải thực tế và có thể đạt được để thành công. Nói cách khác, nó sẽ kéo dài khả năng của bạn nhưng vẫn có thể. Khi bạn đặt ra một mục tiêu có thể đạt được, bạn có thể xác định được các cơ hội hoặc nguồn lực bị bỏ qua trước đây có thể đưa bạn đến gần nó hơn.
KPI là gì? Một mục tiêu có thể đạt được thường sẽ trả lời các câu hỏi như:
- Làm thế nào tôi có thể hoàn thành mục tiêu này?
- Mục tiêu thực tế đến mức nào, dựa trên các ràng buộc khác, chẳng hạn như các yếu tố tài chính?
- Relevant: Có liên quan (hợp lý, thực tế và có nguồn lực, dựa trên kết quả).
Bước này nhằm đảm bảo rằng mục tiêu của bạn quan trọng đối với bạn và nó cũng phù hợp với các mục tiêu có liên quan khác. Tất cả chúng ta đều cần sự hỗ trợ và giúp đỡ để đạt được mục tiêu của mình, nhưng điều quan trọng là phải duy trì quyền kiểm soát chúng. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng kế hoạch của bạn hướng mọi người về phía trước, nhưng bạn vẫn có trách nhiệm đạt được mục tiêu của chính mình.
KPI là gì? Một mục tiêu phù hợp có thể trả lời “có” cho những câu hỏi sau:
- Điều này có vẻ đáng giá?
- Đây có phải là thời điểm thích hợp?
- Điều này có phù hợp với những nỗ lực / nhu cầu khác của chúng ta không?
- Tôi có phải là người phù hợp để đạt được mục tiêu này không?
- Nó có áp dụng được trong môi trường kinh tế xã hội hiện nay không?
- Time-bound: Có giới hạn thời gian (dựa trên thời gian, giới hạn thời gian, kịp thời).
Mọi mục tiêu đều cần có “hạn”, để bạn có thời hạn để tập trung cũng có điều gì đó thúc đẩy. Phần này trong tiêu chí S.M.A.R.T giúp bạn điều chỉnh để tránh thói quen tập trung vào các công việc hàng ngày mà quên đi mục tiêu dài hạn của bạn.
KPI là gì? Mục tiêu có thời hạn thường sẽ trả lời những câu hỏi sau:
- Khi nào?
- Tôi có thể làm gì sau sáu tháng?
- Tôi có thể làm gì trong sáu tuần?
- Tôi có thể làm gì hôm nay?
KPI dù được đánh giá là công cụ quan trọng, nhưng trong nhiều trường hợp vẫn bị trì hoãn thiết lập để áp dụng vào công việc. Qua bài viết này, hi vọng bạn sẽ cảm thấy có được khái niệm rõ ràng về KPI là gì, và có hứng thú thử lập một mẫu KPI cho mình và trong việc quản lý nhân sự.
