Cụm từ “văn phòng ảo” đôi khi gây hiểu lầm cho doanh nghiệp về tính pháp lý. Văn phòng ảo có “ảo” không? Và văn phòng ảo tạo giá trị thật cho doanh nghiệp có đáng tin không?
Cùng WinPlace tìm hiểu về văn phòng ảo cho những doanh nghiệp đang cần địa chỉ kinh doanh uy tín tại khu vực trung tâm TP. HCM nhé!
Mô hình văn phòng ảo
Văn phòng ảo (Virtual office) được hiểu đơn giản là mô hình cho thuê địa chỉ doanh nghiệp để quản lý việc giao dịch và vận hành công ty. Các doanh nghiệp thường sử dụng văn phòng ảo không nhằm mục đích để có địa điểm ngồi làm việc, mà chỉ để thực hiện các quy trình giao dịch hành chính và gặp gỡ khách hàng một cách thuận tiện nhất tại khu vực trung tâm sầm uất.
Thêm vào đó, theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp nào muốn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì buộc phải có địa chỉ trụ sở chính hợp pháp và được thể hiện trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số Fax và thư điện tử (nếu có).
(Nguồn: Theo luatvietnam)
Đặc điểm nổi bật của văn phòng ảo được các doanh nghiệp lựa chọn là chi phí tiết kiệm, giúp họ tối ưu ngân sách thuê văn phòng lên đến 90% so với việc thành lập văn phòng truyền thống. Vì ngoài việc được sử dụng chung địa chỉ, đơn vị cho thuê văn phòng ảo còn cung cấp đa dạng các dịch vụ như lễ tân tiếp đón khách, nhận thư từ/ bưu phẩm, tổng đài điện thoại thông minh, phòng họp, sảnh tiếp khách,…
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Trước khi cân nhắc việc văn phòng ảo mang lại giá trị thật cho doanh nghiệp như thế nào, chúng ta cần chắc chắn rằng loại hình văn phòng ảo này có được Nhà Nước Việt Nam chấp nhận hay không.
Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký với mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Kết luận, Pháp Luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp cho thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Điều này đồng nghĩa với việc mô hình văn phòng ảo là hợp pháp.
Văn phòng ảo tạo giá trị thật cho doanh nghiệp với nhiều lợi ích vượt trội
Với việc được pháp luật Việt Nam chấp nhận, mô hình văn phòng ảo nhận được sự quan tâm và tin dùng từ hàng trăm nghìn doanh nghiệp vừa và nhỏ với hàng loạt lợi ích siêu hấp dẫn mà loại hình văn phòng này mang lại. Tiêu biểu có thể kể đến như tiết kiệm chi phí tối đa; tăng uy tín cho địa chỉ doanh nghiệp; đa dạng dịch vụ tiện ích từ trang thiết bị, cơ sở hạ tầng đến nhân sự; tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp.
Cùng WinPlace tìm hiểu chi tiết hơn về việc văn phòng ảo tạo giá trị thật cho doanh nghiệp như thế nào trong thời đại 4.0 này nhé!
Tiết kiệm chi phí vượt trội
Văn phòng ảo là lựa chọn của đa số doanh nghiệp đã văn phòng làm việc hoặc áp dụng hình thức làm việc từ xa nhưng mong muốn sở hữu địa chỉ uy tín tại khu vực trung tâm, tiện cho quá trình giao dịch với khách hàng.
Thay vì bỏ số tiền lớn để thuê 1 văn phòng đại diện hay thậm chí xây dựng, setup văn phòng với số vốn đầu tư ban đầu không hề nhỏ, đặc biệt là tại khu vực trung tâm TP. HCM. Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức làm việc từ xa, tại nhà hoặc các văn phòng làm việc tại khu vực quận lân cận, xa trung tâm để có mức giá thuê rẻ hơn.
Sau đó, thuê một địa chỉ kinh doanh đặt trụ sở công ty tại khu vực trung tâm TP.HCM như Quận 1, Quận 3, Bình Thạnh,…với chi phí vô cùng tiết kiệm, giúp công ty bạn tối ưu hóa chi phí lên đến 90% khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo.
Thêm vào đó, nếu doanh nghiệp bạn có thời gian để tìm hiểu và chọn lựa đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín, bạn hoàn toàn có thể vừa sở hữu một địa chỉ kinh doanh đắt địa vừa được tận hưởng các dịch vụ tiện ích đi kèm vô cùng tiện lợi và tiết kiệm. Doanh nghiệp bạn có thể sử dụng và tập trung tài chính cho các công việc quan trọng hơn của công ty.
Tìm hiểu thêm: Văn phòng ảo uy tín Quận 1
Tăng uy tín cho doanh nghiệp
Mặc dù đã có văn phòng làm việc hoặc áp dụng hình thức làm việc từ xa, nhưng vị trí này lại xa khu vực trung tâm. Vậy làm sao để bạn vừa không phải di dời văn phòng, mà địa chỉ doanh nghiệp và giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp bạn lại được đặt ở Quận 1 thuận tiện cho việc giao dịch, tăng uy tín với khách hàng?
Văn phòng ảo chính là giải pháp. Không chỉ đơn thuần là một địa chỉ doanh nghiệp để tiện cho việc đi lại ngay khu vực trung tâm TP.HCM, mà địa chỉ công ty được đặt tại Quận 1 còn mang lại bộ mặt cho doanh nghiệp bạn – nơi được xem là vị trí vàng đắc địa tại TP.HCM.
- Một địa chỉ kinh doanh tại Quận 1 hiển thị trên tất cả giấy tờ pháp lý.
- Một địa chỉ kinh doanh tại Quận 1 hiển thị trên website và các kênh Social quảng bá doanh nghiệp.
- Một địa chỉ kinh doanh tại Quận 1 để giao dịch, gặp gỡ, đàm phán hợp đồng với khách hàng.
- Một địa chỉ kinh doanh tại Quận 1 để tổ chức các sự kiện, workshop công ty.
Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa biết đến hình thức văn phòng ảo có thể vô tình đánh mất đi cơ hội tốt cho doanh nghiệp mình. Theo một khảo sát, các doanh nghiệp lớn B2B thường có tâm lý e ngại ký kết hợp đồng và đàm phán với các doanh nghiệp nhỏ, chưa có tiếng tăm, địa chỉ kinh doanh không uy tín. Vì vậy, hãy mạnh dạn thay đổi “bộ mặt” của doanh nghiệp bạn, giúp tăng uy tín vượt trội và sở hữu hàng loạt lợi thế trong việc kinh doanh, mở ra cơ hội hợp tác tiềm năng cho doanh nghiệp mình.
Tham khảo ngay: Dịch vụ văn phòng giao dịch Quận 1
Dịch vụ pháp lý trọn gói
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, không sở hữu một trụ sở công ty cố định với quy mô lớn, mà có nhu cầu mở rộng hoặc thu hẹp quy mô kinh doanh linh động theo thời điểm, việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo là vô cùng thích hợp.
- Thứ nhất, khi có nhu cầu di dời địa chỉ kinh doanh, đơn giản, bạn chỉ việc thay đổi đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo có địa chỉ phù hợp với nhu cầu mình mong muốn.
- Thứ hai, khi sử địa chỉ kinh doanh của dịch vụ văn phòng ảo, bạn vẫn có thể tiếp tục làm việc tại văn phòng cũ mà không phải tốn kém thời gian và chi phí tìm kiếm, thiết lập văn phòng tại địa điểm mới.
- Thứ ba, việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp của bạn sẽ trở nên vô cùng dễ dàng, vì dịch vụ cung cấp văn phòng ảo sẽ hỗ trợ bạn trong việc đăng ký/ thay đổi giấy tờ pháp lý, bao gồm GPKD và khai báo thuế.
Tiện ích cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
Một điểm cộng nữa mà các doanh nghiệp rất yêu thích của dịch vụ văn phòng ảo ngoài việc chi phí tiết kiệm, địa chỉ chuyên nghiệp tại trung tâm TP.HCM, chính là các tiện ích về cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng.
Đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ đầu tư văn phòng làm việc với nội thất cơ bản đủ để phục vụ cho nhu cầu nhân viên làm việc. Các tiện ích cao cấp như phòng họp đạt tiêu chuẩn với đầy đủ trang thiết bị màn hình LCD, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, nội thất bàn ghế chuyên nghiệp; sảnh tiếp khách được thiết kế sáng tạo, sang trọng đáp ứng nhu cầu tiếp khách, phỏng vấn hoặc pantry phục vụ nhu cầu nước lọc, trà, cà phê thường sẽ không được chú trọng.
Khi thuê dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp bạn sẽ được tận dụng tất cả các tiện ích kể trên. Bên cạnh đó, một số đơn vị cung cấp văn phòng ảo còn trang bị máy in, máy photo, scan,… và các thiết bị sinh hoạt như máy lọc nước nóng lạnh, lò vi sóng cho khách hàng tại chỗ và khách hàng văn phòng ảo sử dụng khi có dịp ghé qua văn phòng để làm việc.
Dịch vụ nhân sự
Một công ty muốn vận hành chuyên nghiệp, ngoài nhân sự chuyên môn của các phòng ban tập trung cho các công việc chính, việc tiếp đón khách hàng, nhận thư từ, hỗ trợ CSKH và các công việc hành chính cần một nhân sự lễ tân giàu kinh nghiệm, thành thạo ngoại ngữ đảm nhiệm. Ngoài ra, khi văn phòng có phát sinh các vấn đề về kỹ thuật và hạ tầng viễn thông cũng cần nhân viên kỹ thuật, I.T hỗ trợ. Bên cạnh đó, nhân viên tạp vụ và bảo vệ cũng rất cần thiết để đảm bảo vệ sinh và an toàn cho khu vực làm việc.
Để thuê tất cả những nhân sự kể trên để hỗ trợ cho một văn phòng làm việc chuyên nghiệp, giúp các nhân viên có thời gian tập trung vào chuyên môn và có môi trường làm việc lý tưởng, thì doanh nghiệp bạn sẽ phải bỏ số tiền không hề nhỏ cho mảng thuê nhân sự. Tuy nhiên, khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, bạn sẽ hầu như được hỗ trợ về mảng nhân sự này, giúp bạn tiết kiệm chi phí và vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Dịch vụ viễn thông, hạ tầng công nghệ
Tổng đài thông minh 24/7
Dịch vụ văn phòng ảo còn cung cấp tổng đài thông minh có câu trả lời tự động chuyên nghiệp để chuyển tiếp thông tin đến khách hàng nhanh chóng.
Domain website, email
Khi đăng ký gói văn phòng ảo, một số đơn vị sẽ cung cấp cho doanh nghiệp:
- Hosting: Nơi lưu trữ Website, tăng tốc độ, backup và bảo mật dữ liệu trên Website
- Domain (địa chỉ website)
- Email Domain (giúp tăng cường hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín của công ty trước đối tác với email có đuôi chính là domain website của công ty bạn)
Văn phòng ảo Quận 1 WinPlace – Số 45 Võ Thị Sáu, phường ĐaKao, Quận 1
Sau khi hiểu được những lợi ích vô cùng giá trị mà dịch vụ văn phòng ảo mang lại, chắc hẳn bạn đã có câu trả lời cho việc văn phòng ảo mang lại giá trị thật cho doanh nghiệp như thế nào.
Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo mà bạn có thể tham khảo qua. Hiểu được những nhu cầu về địa chỉ kinh doanh cũng như các tiện ích siêu tiết kiệm cho doanh nghiệp, WinPlace Coworking Space là đơn vị uy tín cung các các dịch vụ văn phòng chuyên nghiệp ngay tại trung Quận 1, với đa dạng dịch vụ như:
- Văn phòng ảo (Văn phòng giao dịch)
- Văn phòng trọn gói
- Chỗ ngồi làm việc
- Sàn văn phòng các quận
>>> Tìm hiểu thêm tại đây.
Địa chỉ kinh doanh uy tín tại Quận 1
Giữa rất nhiều sự lựa chọn, dịch vụ văn phòng ảo của WinPlace nhận được sự tin yêu và tín nhiệm của hàng trăm đơn vị doanh nghiệp. Với địa chỉ kinh doanh được đặt tại tòa nhà CitiLight mặt tiền đường lớn – số 45 Võ Thị Sáu, phường ĐaKao, Quận 1, TP. HCM, văn phòng ảo WinPlace là địa chỉ lý tưởng để bạn “chọn mặt gửi vàng” đặt địa chỉ doanh nghiệp tại đây.
Toà nhà quy mô, đẳng cấp (Cao ốc 14 tầng, trên 10.000 m2, được quản lý chuyên nghiệp bởi Savills) giúp nâng tầm giá trị thương hiệu doanh nghiệp trong mắt đối tác khi hẹn gặp gỡ, đàm phán tại đây. Ngoài ra, những tiện ích khác về các bãi xe riêng rộng rãi, ngân hàng ngay tại sảnh tòa nhà,… cũng rất thuận tiện cho việc giao dịch cho doanh nghiệp.
Hỗ trợ đăng ký kinh doanh chuyên nghiệp
Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại WinPlace, bạn sẽ được hỗ trợ đầy đủ các dịch vụ pháp lý khi chuyển đổi địa chỉ kinh doanh hay đăng ký GPKD mới, bao gồm:
Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh (GPKD) tại Sở KH&ĐT:
- Thành lập mới/ Thay đổi GPKD
- Khắc con dấu và công bố mẫu dấu
- Đăng ký công bố trên cổng thông tin Quốc Gia
Khai báo thuế ban đầu tại Chi cục thuế Quận 1
- Lập hồ sơ, khai báo ban đầu
- Lập hồ sơ xác minh địa điểm kinh doanh
- Hỗ trợ đăng ký chữ ký số, hóa đơn điện tử
>>> Đọc thêm: https://vanphongaoquan1.com/winplace-ho-tro-dang-ky-kinh-doanh/
Dịch vụ nhân sự chuyên nghiệp
Khách hàng đăng ký gói văn phòng ảo tại WinPlace sẽ được hỗ trợ bởi đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp như:
Dịch vụ lễ tân:
- Thông thạo ngoại ngữ.
- Nhiệt tình, sẵn sàng chào đón khách hàng đến liên hệ giao dịch.
- Thay mặt nhận thư từ và chuyển tiếp thông tin đến khách hàng.
Dịch vụ kỹ thuật, I.T: Hỗ trợ các vấn đề kỹ thuật phát sinh khi khách có nhu cầu sử dụng chỗ ngồi làm việc và phòng họp, sảnh tiếp khsach tại văn phòng Quận 1.
Dịch vụ bảo vệ và tạp vụ: Luôn đảm bảo an toàn và vệ sinh khu vực làm việc và các khu vực tiện ích chung, mang lại vẻ ngoài chuyên nghiệp cho doanh nghiệp bạn.
Cơ sở hệ thống viễn thông hiện đại, hạ tầng công nghệ thông tin tiên tiến
Gói văn phòng ảo tại WinPlace đã bao gồm các dịch vụ viễn thông và hạ tầng công nghệ tiện ích cho khách hàng:
Tổng đài thông minh 24/7:
- Khách hàng sở hữu số điện thoại bàn (cố định) riêng, có lời chào tổng đài và chuyển tiếp tự động lập tức đến số điện thoại cá nhân hoặc điện thoại bàn của bạn.
Số nhánh máy lẻ nội bộ riêng và chuyển cuộc gọi:
- Tổng đài sẽ chuyển cuộc gọi đến từng bộ phận, phòng ban của công ty bạn theo số máy nhánh đã được cài đặt
Sử dụng đa dạng các tiện ích phòng họp, sảnh tiếp khách tại văn phòng Quận 1
Dịch vụ văn phòng ảo WinPlace còn hỗ trợ các tiện ích cơ sở vật chất cao cấp như phòng họp, sảnh tiếp khách, pantry, phòng phỏng vấn,… và các trang thiết bị máy in, photo, scan,… giúp bạn tiết kiệm chi phí và hỗ trợ công việc hiệu quả.
Khu vực tiếp khách không gian mở được thiết kế độc đáo, sáng tạo và vô cùng sang trọng:
- Thảo luận và giao dịch khách hàng thuận lợi ngay tại văn phòng.
Phòng Tiếp Khách, Phòng phỏng vấn, Phòng thảo luận:
- Tạo sự riêng tư khi tiếp đón đối tác từ 03 – 04 người.
Phòng họp hiện đại chuyên nghiệp (đa dạng nhu cầu từ 04 – 12 người):
- Được lắp đặt hệ thống LCD, máy chiếu, thiết bị phòng họp, nội thất cao cấp.
Khu vực chỗ ngồi làm việc:
- Linh động theo giờ.
- Có vách ngăn cao tạo sư riêng tư, thoải mái.
Hy vọng bài viết trên đã giúp các doanh nghiệp đang phân vân “liệu có nên sử dụng dịch vụ văn phòng ảo hay không?” đã có câu trả lời cho riêng mình. Và “văn phòng ảo tạo giá trị thật cho các doanh nghiệp” là hoàn toàn đúng khi bạn chọn được đơn vị cung cấp văn phòng ảo uy tín và chuyên nghiệp.
>>> Tham khảo bảng giá văn phòng ảo WinPlace
Liên hệ ngay Hotline 0976 31 20 66 để nhận tư vấn các dịch vụ văn phòng ảo chi tiết từ đội ngũ WinPlace nhiệt tình và nhận các ưu đãi hấp dẫn.
— 𝑊𝑖𝑛𝑃𝑙𝑎𝑐𝑒 𝐶𝑜𝑤𝑜𝑟𝑘𝑖𝑛𝑔 𝑆𝑝𝑎𝑐𝑒 —
- CN1: 45 Võ Thị Sáu, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- CN2: 210 Bùi Văn Ba, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh
Email: info@winplace.com.vn
Website: winplace.com.vn
Hotline: 0976 31 20 66
