Văn phòng ảo tạo nên cơn sốt sau dịch COVID-19. Mô hình này đem đến rất nhiều lợi ích khác nhau, giúp các doanh nghiệp nâng cao uy tín và tiết kiệm được một nguồn kinh phí. Nếu bạn cũng đang tìm hiểu về mô hình này, dưới đây là những thông tin hữu ích chắc chắn bạn không nên bỏ qua.
Tổng quan về mô hình văn phòng ảo
Cụm từ “văn phòng ảo” chỉ mới xuất hiện trong khoảng thời gian gần đây, tuy nhiên, đã dần trở nên rất quen thuộc trong các tổ chức, doanh nghiệp. Vậy văn phòng ảo là gì và đâu là những đặc điểm nổi bật của mô hình bất động sản này, dưới đây là những thông tin tổng quan về văn phòng ảo.
Mô hình văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (Virtual Office) còn được biết đến với cái tên là “văn phòng cho thuê 0m2” tại Việt Nam. Đây là một trong những mô hình mới xuất hiện trong những năm gần đây nhằm đáp ứng cho nhu cầu của các doanh nghiệp với mục đích chính là để đăng ký kinh doanh. Về cơ bản, văn phòng này không được sử dụng để công ty làm việc trực tiếp mà chỉ để thực hiện các thủ tục hành chính khác.
Tuy nhiên, mỗi văn phòng ảo sẽ không phục vụ duy nhất cho một tổ chức hoặc một doanh nghiệp cụ thể. Sẽ có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để thực hiện các thủ tục như đăng ký kinh doanh, kê khai thuế,… với cơ quan có thẩm quyền. Mô hình giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí lớn trong khi thuê mặt bằng nhưng vẫn có được một địa chỉ công ty như mong muốn.
Đặc điểm của mô hình văn phòng ảo?
So với văn phòng truyền thống, văn phòng ảo sở hữu một số những đặc điểm riêng biệt khác, thu hút sự quan tâm và lựa chọn sử dụng của các doanh nghiệp. Một trong những đặc điểm nổi bật nhất của mô hình kinh doanh này chính là có không gian văn phòng được sử dụng chung cho nhiều doanh nghiệp.
Với tính chất là văn phòng được cho thuê để các đơn vị thực hiện đăng ký kinh doanh theo thủ tục pháp lý, do đó, công ty của bạn sẽ không trực tiếp làm việc tại nơi đây. Trong một số trường hợp cần sử dụng, bạn sẽ cần phải liên hệ với bên cho thuê từ trước để đăng ký lịch và được sắp xếp chu đáo hơn. Nếu không, sẽ có trường hợp bạn bị trùng lịch, không có văn phòng để sử dụng và gây ảnh hưởng đến cuộc họp cùng đối tác của mình.
Các mô hình kinh doanh văn phòng ảo sẽ được thiết kế thành nhiều không gian khác nhau, đảm bảo sự khang trang, rộng rãi và hiện đại, đáp ứng cho nhu cầu làm việc của bạn. Các dịch vụ và tiện ích cơ bản khác cũng được trang bị đầy đủ tại văn phòng ảo, giúp bạn có được môi trường làm việc thoải mái nhất khi sử dụng. Đây cũng là một trong những đặc điểm nổi bật của mô hình văn phòng ảo so với các văn phòng truyền thống.
Chủ thể sử dụng văn phòng ảo gồm những ai?
Văn phòng ảo ngày càng nhận được sự quan tâm rất lớn từ đông đảo các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Bên cạnh nhóm chủ thể là doanh nghiệp, mô hình này ra đời nhằm đáp ứng cho nhu cầu sử dụng của rất nhiều các chủ thể khác nhau, bao gồm:
- Các cá nhân, nhóm cá nhân đang trong giai đoạn chuẩn bị khởi nghiệp hoặc mới khởi nghiệp. Văn phòng cho thuê 0m2 sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn dành cho mục đích thuê mặt bằng và điều hành văn phòng. Thay vào đó, số tiền này sẽ được sử dụng cho những mục đích khác, cần thiết hơn trong giai đoạn đầu của một startup.
- Các công ty lớn có nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh của bản thân cũng có thể cân nhắc lựa chọn sử dụng mô hình văn phòng ảo. Điều này sẽ giúp bạn vẫn thể hiện được sự uy tín của doanh nghiệp nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí.
- Các chuyên viên tư vấn hoặc các nhóm chuyên viên có nhu cầu thuê và sử dụng một văn phòng với hình thức làm việc từ xa. Văn phòng ảo với đầy đủ những thiết bị văn phòng và các tiện ích sẽ đảm bảo đáp ứng cho nhu cầu làm việc của bạn. Bạn có thể linh động thời gian làm việc tại văn phòng trong những trường hợp cần thiết
- Các doanh nghiệp nước ngoài có nhu cầu mở văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại Việt Nam cũng có thể lựa chọn sử dụng văn phòng ảo.
- Các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu chuyển đổi địa chỉ trụ sở của mình vào vị trí trung tâm của thành phố lớn. Sử dụng văn phòng ảo giúp bạn có được một địa chỉ công ty uy tín, đặt tại trung tâm thành phố nhưng vẫn rất tiết kiệm.
Trên đây là những nhóm đối tượng thường xuyên có nhu cầu và sử dụng mô hình văn phòng mới này tại Việt Nam. Ngoài ra, những chủ thể hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ có nhu cầu cũng có thể lựa chọn sử dụng văn phòng này để làm việc. Văn phòng ảo sẽ góp phần xây dựng sự chỉn chu và chuyên nghiệp do doanh nghiệp của bạn.
Tính pháp lý khi sử dụng văn phòng ảo
Văn phòng ảo là mô hình kinh doanh mới xuất hiện tại Việt Nam trong những năm gần đây. Nhiều đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp khá lo ngại về tính pháp lý của mô hình này do có sự khác biệt rất lớn so với các mô hình văn phòng truyền thống. Tuy nhiên, về khía cạnh này của văn phòng ảo, các bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi sử dụng.
Căn cứ theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành, địa chỉ được sử dụng đăng ký là trụ sở hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải ở tại Việt Nam. Đây là điều kiện duy nhất về địa chỉ của trụ sở doanh nghiệp, và văn phòng ảo hoàn toàn đáp ứng được điều kiện này. Do đó, có thể nói, văn phòng ảo là mô hình hoàn toàn hợp pháp.
Việc nhiều chủ thể cùng đăng ký một địa chỉ để làm trụ sở hoặc văn phòng đại diện, chi nhánh sẽ không gây ra bất kỳ ảnh hưởng đối với hoạt động kinh doanh. Văn phòng ảo vẫn sẽ đảm bảo cung cấp cho bạn số fax riêng,… từ đó tạo mọi điều kiện tốt nhất dành cho doanh nghiệp của bạn.
Tham khảo thêm bài viết: Sức biến động Coworking mùa Covid
Những lưu ý khi sử dụng/thuê mô hình văn phòng ảo?
Mô hình văn phòng cho thuê đem đến cho người sử dụng rất nhiều những lợi ích nổi bật như tiết kiệm chi phí, xây dựng sự ấn tượng của doanh nghiệp,… Tuy nhiên, bên cạnh đó, mô hình kinh doanh này cũng còn có những hạn chế nhất định. Điển hình có thể nhắc đến như không có không gian riêng tư cho từng doanh nghiệp, dễ gây nhầm lẫn cho khách hàng vì cùng một địa chỉ có nhiều công ty,…
Để tránh những bất tiện khi sử dụng mô hình này, bạn cần tìm hiểu và lưu ý một số những vấn đề sau đây:
- Lưu ý tìm hiểu thật kỹ về giá thuê đối với văn phòng ảo. Tùy từng đơn vị cung cấp cụ thể mà mức giá thuê đối với văn phòng ảo sẽ đã bao gồm các chi phí phát sinh khác hoặc không. Tìm hiểu thật kỹ về chi phí thuê sẽ giúp bạn chủ động hơn về ngân sách của bản thân, tránh những rủi ro hoặc tranh chấp không đáng có.
- Tìm hiểu và lưu ý đặt lịch trước với bên cho thuê cho những buổi làm việc hoặc gặp gỡ đối tác quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn chủ động hơn và tránh gặp phải các tình huống bị trùng lịch với các doanh nghiệp, công ty khác.
Chi phí khi sử dụng văn phòng ảo
Mô hình văn phòng ảo nhận được sự đánh giá cao từ đông đảo các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh nhờ vào mức chi phí rất phải chăng. So với hình thức văn phòng truyền thống, bạn sẽ tiết kiệm được chi phí thuê mặt bằng theo tháng, các chi phí vệ sinh văn phòng, điều hành văn phòng,…
Giá thuê mô hình văn phòng ảo sẽ được trả theo giờ sử dụng, theo tuần hoặc theo tháng tùy theo nhu cầu sử dụng của từng chủ thể cụ thể. Mức giá này sẽ có sự thay đổi tùy theo từng địa chỉ cho thuê cụ thể, ví dụ như ở khu vực trung tâm thì phí thuê sẽ mắc hơn,…
Khoản tiền bạn cần bỏ ra khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo đã bao gồm tất cả các chi phí đi kèm khác. Thông thường, khách hàng sẽ không cần phải chi trả thêm các chi phí khác như tiền điện, tiền nước, tiền internet hay các chi phí dọn dẹp, chi phí cho bộ phận lễ tân,…
Dịch vụ văn phòng ảo đã dần trở nên phổ biến hơn đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Mô hình này đem đến cho khách hàng rất nhiều lợi ích khi sử dụng, giúp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo về sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Nếu vẫn đang băn khoăn trong lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo phù hợp, WinPlace chắc chắn sẽ là lựa chọn phù hợp. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn viên để nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình và chi tiết nhất.
