Chọn văn phòng ảo hay văn phòng truyền thống luôn là câu hỏi được các chủ doanh nghiệp đặt ra để tìm kiếm nơi làm việc phù hợp. Dù lựa chọn kiểu văn phòng nào cũng sẽ có ưu điểm và hạn chế riêng. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn chưa chọn được văn phòng ưng ý, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này.
Đặc điểm của văn phòng ảo
Cụm từ văn phòng ảo không còn quá xa lạ với các chủ doanh nghiệp đặc biệt là ở các thành phố lớn. Văn phòng ảo là dạng địa chỉ có thể cho nhiều công ty thuê và cung cấp các dịch vụ khác đi kèm như địa chỉ được ký trên giấy phép, có số điện thoại, số fax. Văn phòng ảo cực kỳ thích hợp cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ hay những người khởi nghiệp trẻ chưa có nhiều vốn đầu tư, chi nhánh/văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài.
Thế mạnh của văn phòng ảo so với văn phòng truyền thống
Không ít người phân vân giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống. Lựa chọn kiểu văn phòng nào cũng có những ưu và nhược điểm riêng. Bạn nên cân nhắc chọn loại văn phòng phù hợp với nhu cầu và quy mô của công ty mình.
Chi phí thuê văn phòng
Khía cạnh chi phí luôn được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Hầu hết các chủ sở hữu doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn muốn tối ưu hóa chi phí nhất có thể. Để có địa chỉ kinh doanh ở khu vực đắc địa, trung tâm, thuê văn phòng ảo là lựa chọn tốt nhất. Khi có nhu cầu làm việc với khách tại đây, bạn vẫn có thể đăng ký đặt lịch và sử dụng phòng họp.
Khi thuê văn phòng truyền thống tại các vị trí trung tâm có mức phí đắt đỏ. Ngược lại, đặt trụ sở chính ở khu vực khác kết hợp sử dụng văn phòng ảo giúp bạn tối ưu chi phí.
Tham khảo thêm bài viết: Sức hút của mô hình Coworking
Không gian làm việc của các loại văn phòng
Văn phòng ảo không cung cấp cho bạn không gian làm việc cố định. Đây chỉ là lựa chọn để đăng ký kinh doanh, tiếp nhận thư từ, đón tiếp khách và hội họp. Do đó, bạn vẫn cần kết hợp với mô hình truyền thống hoặc để nhân viên làm việc từ xa (làm tại nhà).
Hình ảnh công ty
Hình ảnh hay thương hiệu là yếu tố quan trọng của một công ty. Đây là cách đơn giản nhưng lại tạo ấn tượng với khách hàng cực kỳ cao. Xây dựng thương hiệu riêng của doanh nghiệp sẽ giúp thúc đẩy và quảng bá sản phẩm hiệu quả đến các nhóm khách hàng khác nhau.
Lựa chọn văn phòng ảo không chỉ có vị trí ở trung tâm thành phố thuận tiện cho việc di chuyển mà điều này còn là cách giúp tăng độ uy tín về hình ảnh cho doanh nghiệp.
Nếu lựa chọn văn phòng truyền thống, bạn sẽ có thể tự do thiết kế môi trường làm việc phù hợp với văn hóa công ty. Văn phòng truyền thống là dịch vụ được các doanh nghiệp lớn ưu tiên bởi thể hiện sự chuyên nghiệp.
Làm việc với đối tác
Thông thường, đối tác khi đến công ty sẽ luôn chú ý đến vị trí văn phòng, môi trường làm việc, tác phong của nhân viên. Chọn thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất đầy đủ sẽ khiến doanh nghiệp tạo thiện cảm với những đối tác tiềm năng. Văn phòng ảo cung cấp không gian làm việc với đối tác được bày trí chuyên nghiệp, tinh tế. Bạn có thể tận dụng để gặp khách hàng hay có những cuộc họp nhỏ với đồng nghiệp tại đây.
Văn phòng truyền thống sẽ có không gian rộng rãi, thoáng đãng hơn tuy nhiên bạn phải cân nhắc mua nội thất và vật dụng để trang trí cho phù hợp với việc tiếp khách, trong khi bạn có thể tiết kiệm khoản này để đầu tư cho hoạt động khác.
Tìm kiếm nguồn nhân lực
Khi bạn thuê văn phòng ảo ở ngay trung tâm thành phố hoặc những khu công nghiệp lớn sẽ tạo cơ hội thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao. Việc văn phòng ảo còn tạo điều kiện thuận lợi cho các ứng viên đến phỏng vấn hoặc thực tập. Hơn nữa, khi doanh nghiệp thuê văn phòng ảo có địa chỉ rõ ràng, mã số thuế, số điện thoại, số fax sẽ tạo uy tín và niềm tin cho ứng viên.
Nhiều doanh nghiệp để nhân viên làm việc từ xa và chỉ đến địa chỉ văn phòng ảo họp khi cần. Đây là yếu tố thu hút nguồn nhân lực đặc biệt là các bạn gen Z.
Giao dịch với khách hàng
Cũng như đối tác, khách hàng khi chọn mua sản phẩm hay dịch vụ ở các doanh nghiệp thường sẽ chọn vị trí thuận tiện cho việc di chuyển. Bên cạnh đó, văn phòng ảo còn cung cấp không gian riêng nhằm để giao dịch, trao đổi với khách hàng cách thuận tiện nhất.
Phòng được thiết kế đầy đủ nội thất, bàn ghế, máy chiếu, bảng trắng, bút lông phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Các đơn vị này còn cung cấp sảnh tiếp khách sang trọng nếu bạn muốn đổi mới không gian. Điều này sẽ giúp tăng sự hài lòng của khách hàng và kết nối với khách hàng nhiều hơn.
Thu hút vốn đầu tư
Một doanh nghiệp muốn vận hành lâu dài cần phải thu hút nhiều vốn đầu tư từ bên ngoài. Nếu doanh nghiệp của bạn có văn phòng với địa chỉ rõ ràng, môi trường làm việc năng suất cao tạo ra nhiều sản phẩm thì sẽ dễ dàng kêu gọi vốn đầu tư đặc biệt từ các đối tác nước ngoài. Lựa chọn văn phòng ảo sẽ đáp ứng các tiêu chí trên. Hơn nữa văn phòng ảo sẽ thường xuyên được sơn sửa để đáp ứng môi trường làm việc sáng tạo, chuyên nghiệp của các công ty.
Văn phòng truyền thống dễ dàng xuống cấp và tốn nhiều kinh phí để sửa chữa nên nhiều doanh nghiệp sẽ bỏ qua việc nâng cấp trong thời gian dài. Điều này tạo ấn tượng không tốt và ảnh hưởng đến quyết định đầu tư của các đối tác.
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Hiện nay, văn phòng ảo trở trên cực kỳ phổ biến đối với các doanh nghiệp mới thành lập. Trong Luật doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa có quy định rõ ràng những điều luật cấm đối với việc thuê văn phòng ảo để đặt trụ sở. Do đó, văn phòng ảo vẫn hợp pháp vì có đầy đủ giấy tờ, số điện thoại, mã số thuế, địa chỉ đặt doanh nghiệp.
Không có quy định hay chế tài nào đối với các doanh nghiệp chọn loại hình văn phòng ảo. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng nên lưu ý kê khai giấy tờ rõ ràng bởi doanh nghiệp vận hành không chỉ chịu sự chi phối của luật pháp mà còn là của thuế, thương mại, ngân hàng,…
Thuê văn phòng ảo cần làm nội dung hợp đồng thế nào?
Trước khi thuê văn phòng ảo, người cho thuê và chủ doanh nghiệp cần phải lập bản hợp đồng xác nhận việc cho thuê. Trong bản hợp đồng các bên tham gia cần ghi đầy đủ thông tin của hai bên thật chính xác. Các thông tin cần thiết trong bản hợp đồng bao gồm:
- Họ và tên người cho thuê và chủ doanh nghiệp thuê văn phòng
- Địa chỉ đặt văn phòng
- Số điện thoại/số fax
- Mã số thuế hay tài khoản số
- Số căn cước công dân hoặc hộ chiếu
- Người đại diện pháp luật khi xảy ra tranh chấp
- Mục đích thuê
- Phương thức thanh toán và số tiền đặt cọc
- Quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của bên thuê văn phòng
Đó là những thông tin chung nhất cần có trên bản hợp đồng thuê văn phòng ảo. Tùy từng chủ cho thuê sẽ có những yêu cầu và quy định khác nhau. Bạn nên trao đổi thật kỹ trước khi thuê để tránh xảy ra xung đột hoặc mất quyền lợi về sau này.
Thuê văn phòng ảo là lựa chọn hợp lý, tiết kiệm nhất đối với các doanh nghiệp mới thành lập hay các bạn trẻ đang tập tành khởi nghiệp. Một văn phòng ảo sẽ là nơi khởi đầu tốt giúp công việc của bạn được thuận lợi.
WinPlace chúc bạn thành công!
