Xu hướng thuê văn phòng ảo là một giải pháp được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong thời điểm hiện nay. Bởi việc tìm kiếm một văn phòng ảo đầy đủ các tiêu chí của doanh nghiệp không phải dễ dàng. Những doanh nghiệp cần đáp ứng đủ tài chính và quản lý không việc lựa chọn văn phòng. Cùng điểm danh một số ưu điểm và kinh nghiệm khi thuê văn phòng ảo hiệu quả nhất.
Những đối tượng mà văn phòng ảo hướng đến
Với nhu cầu tăng cao như hiện nay, càng nhiều doanh nghiệp hướng đến việc lựa chọn thuê văn phòng ảo. Dưới đây là một số doanh nghiệp phù hợp với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo:
- Doanh nghiệp có quy mô vừa & nhỏ với mong muốn tiết kiệm chi phí công ty
- Các công ty chuẩn bị hay vừa mới thành lập công ty
- Các nhóm nhân viên, dự án đang tìm kiếm văn phòng để họp hành, bàn bạc
- Nhóm chuyên viên muốn mở văn phòng giao dịch
- Các doanh nghiệp muốn mở rộng thêm chi nhánh
- Các doanh nghiệp muốn thuê địa điểm kinh doanh
- Các công ty lớn ở nước ngoài muốn thuê văn phòng đại diện
- Những ngành nghề đặc thù cần thuê văn phòng làm việc, giao dịch như dịch thuật, kiểm toán, luật, tài chính…
Doanh nghiệp thuê văn phòng ảo có an toàn không?
Trong thời điểm dịch bệnh vẫn đang tác động tiêu cực đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Rất nhiều hoạt động kinh doanh bị trì hoãn, đình trệ thì việc lựa chọn văn phòng ảo là một quyết định tối ưu.
Ngoài ra, việc sử dụng văn phòng ảo sẽ giúp các công ty giải quyết được những khó khăn về tình hình nhân sự. Công nhân viên có thể tự làm việc tại nhà mà vẫn giữ vững được hiệu suất công việc tốt.
Vấn đề tài chính công ty cũng được giải quyết phần nào nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo. Bởi với mỗi doanh nghiệp, các khoản nợ và vấn đề chi trả tài chính là không hề nhỏ. Vì thế, nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo sẽ tiết kiệm được một phần ngân sách tài chính của công ty.
Với tất cả những lý do trên, dịch vụ văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm phần nào tài chính công ty. Đặc biệt, khi lựa chọn phương pháp này các doanh nghiệp sẽ giảm bớt gánh nặng về tài chính, hay lo lắng về tiện ích văn phòng và có thể kinh doanh bền vững trong lĩnh vực kinh tế Việt Nam.
Đặc biệt, một ưu điểm khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo đó là doanh nghiệp có thể làm việc tại nhà dưới sự quản lý từ xa của doanh nghiệp. Tất cả mọi bưu phẩm, thư từ đều được các nhân viên dịch vụ văn phòng chuyển giao an toàn, đầy đủ.
Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, các công ty, doanh nghiệp sẽ được thuê với cơ sở vật chất hiện đại, đầy đủ tiện nghi phục vụ làm việc của công ty. Do vậy, giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí mà công ty còn có thể trải nghiệm không gian hiện đại, nhiều tiện nghi hấp dẫn.
Tham khảo thêm bài viết: Người trẻ tinh anh nên khởi nghiệp hay làm thuê
Điểm danh những lợi ích và hạn chế của dịch vụ văn phòng ảo
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo được xem là giải pháp hiệu quả và thông minh đối với nhiều doanh nghiệp. Do vậy, dịch vụ này ngày càng phát triển mạnh mẽ và được nhiều người ưa chuộng. Cùng điểm danh một số lợi ích và hạn chế của dịch vụ này dưới đây.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo
Không phải ngẫu nhiên mà dịch vụ văn phòng ảo nhận được rất nhiều lựa chọn từ khách hàng. Dưới đây là một số ưu điểm mà dịch vụ này đem lại:
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Đối với một số doanh nghiệp, dù là quy mô lớn hay nhỏ thì vấn đề tài chính luôn được quan tâm hàng đầu. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ, vừa thì vấn đề chi phí bao giờ cũng gây ra rất nhiều khó khăn. Nên vấn đề tiết kiệm chi phí luôn được các doanh nghiệp đề cao.
Giải pháp cho thuê văn phòng sẽ giảm bớt chi phí mỗi tháng mà doanh nghiệp phải trả. Thay vì phải bỏ ra một số tiền lớn mỗi tháng để chi trả chi phí mặt bằng thì công ty chỉ cần chi một số tiền nhỏ là đã có thể lựa chọn cho mình một địa chỉ công ty tốt, đắc địa tại các địa chỉ như văn phòng ảo ở ngày quận 1, quận 2, hay tại Hồ Tây, Cầu Giấy…
Linh hoạt trong thời gian làm việc
Một ưu điểm vượt trội khi sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo đó là cho phép bạn có thể làm việc ở mọi lúc mọi nơi, bất kỳ nơi nào, mà không nhất thiết phải đến văn phòng.
Việc thời gian làm việc linh động giúp cho nhân viên có thể linh hoạt trong việc sắp xếp thời gian, nâng cao hiệu suất công việc. Do vậy, đây là lựa chọn được rất nhiều Freelancer ưa chuộng vào thời điểm hiện nay.
Nâng cao cơ hội mở rộng chi nhánh của doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo thì cơ hội mở rộng chi nhánh sẽ được diễn ra dễ dàng hơn. Đặc biệt, việc mở rộng chi nhánh ở bất kỳ thành phố nào mà bạn mong muốn.
Doanh nghiệp có thể mở văn phòng ảo ở Hà Nội, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh… một cách thuận tiện. Việc sở hữu cho mình một văn phòng ở các thành phố trọng điểm sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng nhiều hơn, gia tăng độ tin cậy đối với khách hàng.
Đăng ký kinh doanh thuận lợi
Việc đăng ký giấy phép kinh doanh hay đăng ký kinh doanh ở các thành phố lớn không còn là điều khó khăn trong thời buổi hiện nay. Chỉ cần một văn phòng ảo là doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục đăng ký một cách thuận lợi, nhanh chóng.
Khi sở hữu giấy đăng ký kinh doanh ở văn phòng tại các thành phố lớn sẽ giúp bạn tạo được niềm tin cho khách hàng. Khách hàng sẽ cảm thấy an tâm và tin tưởng hơn nhiều, nhất là trong giao dịch xuất hóa đơn đỏ hay mở tài khoản ngân hàng.
Nhược điểm khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo
Ngoài một số lợi ích khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo thì cũng tồn tại một số nhược điểm. Một số nhược điểm sau đây:
Cần báo trước với đơn vị cung cấp dịch vụ khi hẹn khách
Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo sẽ khiến công ty khó để có thể tạo được các cuộc hẹn đối với khách hàng. Bởi nếu hẹn gặp khách hàng thì cần phải báo trước để có thể sắp xếp dịch vụ văn phòng hợp lý. Với việc hẹn trước thời gian gặp khách hàng sẽ khiến thời gian khó linh hoạt, phụ thuộc vào nhiều yếu tố giữa khách hàng và thời gian văn phòng ảo.
Có thể tạo khoảng cách giữa doanh nghiệp và khách hàng
Một nhược điểm của dịch vụ văn phòng ảo đó là số điện thoại khi liên hệ với khách hàng. Bởi khi khách hàng liên hệ đến văn phòng của bạn thì số điện thoại văn phòng ảo sẽ trả lời tên công ty bạn đăng ký.
Lúc này điện thoại bạn sẽ nhận được cuộc gọi thông qua tin nhắn. Do vậy, sẽ khó trong việc giải đáp thắc mắc, bạn sẽ không thể truyền đạt thông tin kịp thời đến khách hàng.
Mách bạn một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng ảo
Trên thị trường không phải dịch vụ văn phòng ảo nào cũng uy tín, chất lượng. Dưới đây là những kinh nghiệm thuê văn phòng ảo hiệu quả mà bạn nên biết:
- Lựa chọn văn phòng ảo ở các địa điểm vị trí trung tâm đắc địa.
- Tìm hiểu kỹ các tiện nghi, diện tích văn phòng đẹp, tiện nghi phù hợp với yêu cầu.
- Ưu tiên lựa chọn những dịch vụ văn phòng ảo là chủ đầu tư tòa nhà. Bởi đây là cách hiệu quả để cạnh tranh về giá cả và tiện ích của tòa nhà.
- Lựa chọn văn phòng ảo có sảnh đón khách rộng rãi, tiện nghi để có thể đón khách hàng tốt nhất
- Tìm hiểu kỹ các tiện ích trong dịch vụ văn phòng ảo như: chuyển phát thư từ, Fax, hotline… Những tiện ích này tốt sẽ giúp công ty hoạt động thuận tiện, hiệu quả hơn.
Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hay gặp phải một số vấn đề về tài chính thì đây sẽ làm lựa chọn lý tưởng. Tuy nhiên, thị trường có rất nhiều dịch vụ cho thuê văn phòng ảo lừa đảo, thiếu minh bạch, do vậy doanh nghiệp cần tìm hiểu thật kỹ lưỡng để có thể đáp ứng tốt nhất yêu cầu doanh nghiệp.
WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!
